Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour objet d’informer les utilisateurs (« vous ») de la manière dont Groupe Medway inc. et ses sociétés liées et/ou affiliées (ci‑après désignés collectivement « Medway » ou « nous » ou « notre ») collectent, utilisent, conservent, communiquent et détruisent les renseignements personnels que vous fournissez dans le cadre de nos activités d’exploitation immobilière ou qui sont recueillis en naviguant nos sites internet (« Site ») ou de nos activités d’exploitation immobilière.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels en naviguant notre Site ou dans le cadre de nos activités d’exploitation immobilière, vous consentez à la collecte, l’utilisation et le traitement de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.

1. Portée de la politique

Cette Politique vous concerne. Elle décrit la façon dont nous collectons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels lorsque vous nous les fournissez sur notre Site ou dans le cadre de nos activités d’exploitation immobilière. Cette politique contient également de l’information sur la manière dont vous pouvez exercer vos droits, par exemple, pour accéder à vos renseignements ou les faire rectifier.

Notre Site est susceptible d’inclure des hyperliens menant vers des sites internet ou ressources en ligne gérés par des tierces parties, notamment lorsque vous accédez à la carte interactive servant à repérer nos condominiums et espaces commerciaux. En cliquant sur de tels hyperliens, vous accédez à un site internet ou une ressource en ligne distinct susceptible de collecter des informations vous concernant. Ces sites internet et ressources en ligne relèvent des politiques de confidentialité établies par ces tierces parties et Medway décline toute responsabilité à cet égard.

La présente Politique doit être lue conjointement avec la Politique relative aux témoins de connexion, qui est disponible ici

2. Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels, notamment lorsque vous :

signez un bail avec nous;
prenez un rendez-vous pour une visite au bureau de location ou encore pour la location d’un local commercial;
remplissez le formulaire pour qu’un agent de location vous contacte;
naviguez sur notre Site;
vous nous fournissez autrement des renseignements personnels, directement ou indirectement, notamment lors de vos déplacements dans nos établissements, à l’aide de caméra de sécurité ou de carte d’accès;

Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?

Au moment de la signature d’un bail :

Quels renseignements?

Prénom et nom

Coordonnées :

adresse postale précédente
adresse courriel
numéro de téléphone

Date de naissance

Spécimen de chèque

NAS

Pièce d’identité valide

Signature

Tout autre renseignement d’identification que vous nous fournissez volontairement

Pourquoi?

Pour vous identifier

Pour communiquer avec vous

Pour confirmer votre identité

Pour permettre le paiement du loyer

Pour vérifier la situation de crédit

Pour assurer la validité légale du bail/contrat

Au moment d’une prise de rendez-vous ou lorsque vous complétez un formulaire pour qu’un agent de location vous contacte :

Quels renseignements?

Prénom et nom

Coordonnées :

adresse postale précédente
adresse courriel
numéro de téléphone

Enregistrements téléphoniques du service à la clientèle

Tout autre renseignement d’identification que vous nous fournissez volontairement

Pourquoi?

Pour vous identifier et personnaliser les communications

Pour vous joindre, confirmer un rendez-vous, répondre à vos questions et assurer le suivi de votre demande

Pour assurer la qualité du service

Pour vous abonner à notre infolettre avec votre accord

Pendant la navigation sur notre site

Quels renseignements?

Données relatives à votre utilisation du Site (pages consultées, durée des visites)

Adresse IP

Type de navigateur

Système d’exploitation

Données de témoins de connexion

Pourquoi?

Pour analyser la fréquentation du Site, améliorer son contenu et optimiser ses fonctionnalités

Pour des raisons de sécurité, de prévention de la fraude et à des fins statistiques.

Pour assurer la compatibilité du site et améliorer ses performances.

Pour faciliter la navigation et mémoriser vos préférences

Consentement à la collecte: Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès des personnes concernées et avec leur consentement. Le consentement peut être obtenu de façon implicite ou explicite en fonction des situations.

Collecte auprès des mineurs : Notre Site et nos activités d’entreprise ne s’adresse pas aux mineurs de moins de 14 ans. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs de moins de 14 ans. Si nous apprenons que nous avons collecté des renseignements personnels auprès d’un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements dans les plus brefs délais. Si vous croyez que votre enfant nous a fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter.

3. Communication et divulgation des renseignements personnels

Nous nous engageons à ne collecter que les renseignements personnels strictement nécessaires aux finalités déclarées dans la section Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?. Nous vous recommandons fortement de ne pas divulguer de renseignements personnels sensibles non requis.

Medway s’interdit formellement de communiquer vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement explicite, sauf dans les cas suivants :

Si requis par la loi, notamment en réponse à une ordonnance judiciaire, une assignation à comparaître ou toute autre procédure légale;
Pour protéger et défendre les droits ou la propriété Medway.
En cas de transactions d’entreprise, comme une fusion, acquisition par une autre société, ou vente de tout ou partie de ses actifs, vos informations personnelles pourraient être parmi les actifs transférés.
Aux fournisseurs de services tiers qui travaillent pour le compte de Medway, dans le but de fournir certains services (par exemple, optimisation des activités marketing, traitement des paiements, analyse des données, etc.), à condition que ces parties s’engagent contractuellement à traiter ces renseignements conformément à la présente Politique et aux lois applicables.

Transfert hors Québec : Avant de communiquer tout renseignement personnel à l’extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour nous assurer d’un niveau de protection adéquat. Nous vous informons de la possibilité que vos renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec et des mesures de protection mises en place.

4. Conservation et destructions des renseignements personnels

Medway conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés. Les durées de conservation applicables sont les suivantes :

Renseignements des clients et locataires : pendant la durée de la relation d’affaires et jusqu’à sept (7) ans suivant la fin de cette relation, conformément aux exigences fiscales et comptables;
Renseignements de prospection marketing : trois (3) ans suivant votre dernière interaction avec nous, sauf si vous retirez votre consentement avant ce délai;
Données de navigation et témoins de connexion : treize (13) mois suivant leur collecte;
Correspondances et historiques de communication : deux (2) ans suivant la dernière communication ou la fin de la relation d’affaires.

Nous déterminons ces durées en fonction des critères suivants : la durée de votre relation avec nous, nos obligations légales et réglementaires (notamment fiscales et comptables), les délais de prescription applicables, nos besoins opérationnels légitimes et votre consentement.

À l’expiration des périodes de conservations, les renseignements personnels sont détruits de manière sécurisée ou anonymisés selon les meilleures pratiques généralement reconnues, de sorte qu’ils ne puissent plus servir à vous identifier. Nous pouvons également conserver certains renseignements personnels plus longtemps, uniquement si cela est nécessaire pour respecter des obligations légales, résoudre des litiges ou exécuter des contrats.

5. Droits des personnes concernées à l’égard de leur renseignements personnels

Droit d’accès et de rectification : Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie dans un format technologique usuel.

Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la Loi, vous pouvez exiger qu’il soit rectifié ou retiré.

Vous avez également le droit à la portabilité de vos renseignements personnels et le droit d’être informé de l’utilisation de tout système décisionnel automatisé qui pourrait affecter vos droits.

Droit de retirer votre consentement : Vous pouvez choisir de supprimer ou de modifier votre consentement au traitement de vos renseignements personnels en tout temps, pourvu qu’il soit légalement acceptable de le faire et que vous nous en ayez informés dans un délai raisonnable.

Cependant, si vous refusez de nous fournir des renseignements personnels nécessaires afin que nous puissions vous offrir nos produits et services, il est possible que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir certains de nos services. Le cas échéant, nous vous en informerons préalablement.

Pour exercer vos droits : Vous devez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels (« Responsable ») aux coordonnées mentionnées au bas de la présente Politique.

Délai de traitement : Nous nous engageons à traiter votre demande avec diligence et dans un délai maximal de trente (30) jours suivant leur réception, sauf prolongation permise par la Loi.

6. Mesures de sécurité et gestion des incidents de confidentialité

6.1 Mesures de sécurité : Medway met en œuvre des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées.

Mesures techniques :

Chiffrement des données sensibles lors du stockage et de la transmission
Utilisation de pare-feu et de systèmes de détection d’intrusion
Contrôles d’accès sécurisés avec authentification multi-facteurs
Sauvegarde régulière des données avec tests de récupération
Mise à jour continue des systèmes et logiciels de sécurité

Mesures organisationnelles :

Accès aux renseignements personnels limité aux employés autorisés selon le principe du besoin de savoir
Formation régulière du personnel sur la protection des renseignements personnels
Politiques internes strictes de gestion des mots de passe et des accès
Surveillance et contrôle réguliers des accès aux systèmes d’information

Mesures physiques :

Sécurisation des locaux où sont conservés les renseignements personnels
Contrôle d’accès aux serveurs et équipements informatiques
Procédures de destruction sécurisée des supports contenant des renseignements personnels

6.2 Gestion des incidents de confidentialité

Définition : Conformément à l’article 3.6 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), un incident de confidentialité constitue tout accès, utilisation ou communication de renseignements personnels qui n’est pas autorisée par la loi ou encore la perte ou toute autre atteinte à la protection de tels renseignements.

Ce qui se produit en cas d’incident : Tout incident de confidentialité, qu’il soit potentiel ou réel, est pris au sérieux et sera communiqué aux autorités de contrôle et aux personnes concernées conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Dans le cas d’un incident de confidentialité qui présente un risque de préjudice sérieux, nous notifierons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées conformément à la Loi.

Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis ou si vous avez des craintes à ce sujet, nous vous invitons à contacter Responsable aux coordonnées figurant au bas de la présente Politique.

Amélioration continue : Nous révisons régulièrement nos mesures de sécurité et nos procédures de gestion des incidents afin de les améliorer et de nous adapter aux nouvelles menaces et aux meilleures pratiques du secteur.

7. Modification de la politique

Medway se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un avis affiché de manière visible sur notre Site ou par tout autre moyen approprié pour atteindre les personnes concernées. Les modifications entreront en vigueur immédiatement après leur publication sur notre Site de Medway et la diffusion de l’avis de modification. La poursuite de l’utilisation du Site après la publication des modifications et de l’avis constitue une acceptation expresse de ces modifications.

8. Nous contacter

Pour toute question relative à la présente Politique, pour exercer vos droits ou formuler une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels, veuillez contacter notre Responsable aux coordonnées suivantes :

Me Jean-François Hébert, avocat

Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : responsableprp@med-way.ca

Adresse postale : 230-820 route des Rivières, Lévis (Québec) G7A 2V1